De flesta använder signaturer nuförtiden när de skriver och skickar e-post meddelanden. Signaturerna inkluderar oftast namn, adress, telefonnummer, och i de mer avancerade fallen även "Med vänliga hälsningar". Det finns dock enkla sätt att utnyttja signaturer i e-post program som Outlook eller Apple Mail ännu mer effektivt genom att skapa mallar med redan färdigskriven text. Så här gör du:
- Om du använder Outlook gå till meny Verktyg/Alternativ. Du får upp ett fönster med flera flikar. Klicka på e-postformat, så ser du dina befintliga signaturer längst ner. Du kan bestämma standard signaturer för alla meddelanden och/eller välja en standard signatur för svar och vidarebefordringar. Om du har Mac och använder Mail programmet, välj Inställningar och Signaturer.
- Om du vill se en lista med alla dina signaturer eller skapa en ny, klicka på knappen "Signaturer" längst ner. Du får upp ett fönster där alla signaturer listas upp. Nu har du möjlighet att ändra texten eller lägga till en ny.
- En möjlighet att använda signaturer som mallar för vissa meddelanden är att skriva in mer text än bara adressen, t.ex.:
Hej!
Tack för ditt meddelande!
Hör gärna av dig om du har fler frågor!
Med vänliga hälsningar
Christine Kirchberger
- Eller:
Hej!
I samband med vårt tidigare telefonsamtal bekräftar jag .....
Vänliga hälsningar
Christine Kirchberger
- När du sedan skriver ett nytt meddelande behöver du endast fylla i den text som behövs. Du kan ha fler mallar/signaturer samtidigt. Efter du klickar på nytt meddelande kan du nämligen alltid välja vilken signatur du vill använda. I listan finns plats för minst 7 olika signaturer i menyn, du kan dock ha fler signaturer. Som tidigare nämnt, kan du också ha en standard signatur som alltid bifogas alla meddelanden.
Lycka till!
Den här artikeln har tidigare publicerats på Dagens Juridik
Inga kommentarer:
Skicka en kommentar