Låt datorn skriver åt dig

Trots människornas kreativitet brukar vi använda oss av samma ord i stor utsträckning, och kanske även felstavar vissa ord väldigt ofta. Bortsett från Autotext och autokorrigering i Word finns det nu program som möjliggör olika mallar för textbitar som datorn (eller iPhone/iPad) sedan skriver färdig åt dig.

VAD
Programmet som rekommenderas heter TextExpander (för Mac or för Windows) och fungerar i alla program, inte bara Word, utan e-post programmet (Mail, Outlook, etc), PowerPoint, Excel, osv. iPad och iPhone versionen heter TextExpander touch och fungerar för många iOS apps.

HUR
Du lägger in ett kortkommande för ett visst ord, t.ex. kkkmt för knowledge management, och datorn ersätter bokstäverna med hela textsträngen. Du kan även infoga datum, vanliga felstavningar (t.ex. "hälsning" ersätter "häslning"), din adress, hela din signatur eller vanliga texter som:

Hej!

Tack för ditt meddelande. Vi återkommer så snart som möjligt!

Med vänliga hälsningar
Susanne Frühstück
iinek @ law and informatics

e-post: susanne.fruhstuck@gmail.com
Mobiltelefon: 01-234 566

TIPS
Viktigt är att kortkommandon inte utgörs av vanlig förekommande ord, eftersom kortkommandot alltid ersätts med textmallen. Oftast finns ingen gräns för hur många mallar eller ord man får lägga till. Du kan även ha med viss formatering eller infoga bilder automatiskt.

MER INFORMATION
Här finns en video hur man använder TextExpander för Windows, och här förklarar SmileOnMyMac hur man använder TextExpander för Mac. Videoinstruktioner för TextExpander för iPhone/iPad finns här.

 

 

 

 

 

Sortera e-post meddelanden automatiskt

Tre steg för att sortera dina e-post meddelanden

1. Skapa mappar

Skapa olika mappar och undermappar för olika projekt eller olika klienter. Du kan skapa mappar genom att gå till meny Arkiv/Nytt och välj Mapp, eller genom att högerklicka på inkorgen och välja "Ny Mapp".

2. Skapa regler

Skapa regler som flyttar inkommande och även utgående meddelanden till sina relevanta mappar. För att skapa en regel i Outlook välj Verktyg i menyn och sedan "Regler och aviseringar". I fönstret som du får upp klick på "Ny regel" och följ anvisningarna. Du kan bestämma reglerna efter vissa ord i rubriken eller i texten, mail från bestämda avsändare eller mail med viss prioritet.Boka in rätt alternativ, klick på de understrykna orden och skriv in nyckelord eller välj e-post adresser. Om du jobbar med Mac välj Inställningar i Apple Mail och sedan Regler och "Lägg till" regel.

3. Skapa sökmappar

För att enkelt kunna se alla inkommande mail, skapa en sökmapp som visar alla nya meddelanden. För att göra det välj Arkiv i menyn och Nytt, sedan välj Sökmapp. Följ anvisningarna eller välj en av alternativen, t.ex. oläst e-post. Du kan även sätta upp en regel som markera alla nya meddelanden med en flagga.

Lycka till!

Den här artikeln har tidigare publicerats på http://www.dagensjuridik.se/sv/Artiklar/Tre-satt-att-fa-battre-mailrutiner/