Använd gamla hjul i stället för att uppfinna de

Det förekommer att jurister återanvänder tidigare sammanställda promemorior eller avtal i ett nytt ärende. Juristfirman har kanske även ett knowledge management system som innehåller mallar för avtal och andra juridiska dokument. Hur kan man i så fall anpassa mallen till det nya ärendet? Sök och ersätt heter lösningen.

HUR

Gå till Start verktygsfältet och välj Sök – Ersätt eller tryck CTRL + H. Ett fönster öppnas där du kan skriva in de orden du vill byta ut och de orden du vill ersätta de med.

Funktionen letar efter precis de tecken du skriva in, så felstavningar beaktas inte. Om man vill vara noggrann, kan man klicka på Sök nästa och sedan Ersätt och går genom alla meningar där orden förekommer. Om man är säkert att klientnamnet eller en hänvisning skrivits på samma sätt i hela dokumentet, kan man klicka på Ersätt alla.

 

Sök-Ersätt formateringar

I det avancerade läge (klicka på Mer), kan man även ersätta typsnitt, stycketecken, radbrytningar och mycket mer. Denna funktion är mycket användbart när man kopierar-klistrar text från t.ex. ett pdf dokument och få med för många stycketecken. I så fall kan man t.ex. skriva in i Sök fältet

^p^p

och i Ersätt fältet

^p

då ersätter man två stycketecken med ett. Om man är säkert att det inte behövs stycketecken alls i texten som man har markerat, kan man i stället skriva ett mellanslag (dvs trycka en gång på mellanslag på tangentbordet) i Ersätt fältet.

 

Lycka till!

Den här artikeln har tidigare publicerats på Dagens Juridik

 

massor, massor och mer ....

I dag testar jag ett IT tips genom ett screencast video (nedan). Jag visar hur man kan skicka samma brev till flera olika personer, med Word. Massutskick, here we come.

 

Hör gärna av er med kommentarer eller frågor nedan!
Lycka till!

Låt datorn skriver åt dig

Trots människornas kreativitet brukar vi använda oss av samma ord i stor utsträckning, och kanske även felstavar vissa ord väldigt ofta. Bortsett från Autotext och autokorrigering i Word finns det nu program som möjliggör olika mallar för textbitar som datorn (eller iPhone/iPad) sedan skriver färdig åt dig.

VAD
Programmet som rekommenderas heter TextExpander (för Mac or för Windows) och fungerar i alla program, inte bara Word, utan e-post programmet (Mail, Outlook, etc), PowerPoint, Excel, osv. iPad och iPhone versionen heter TextExpander touch och fungerar för många iOS apps.

HUR
Du lägger in ett kortkommande för ett visst ord, t.ex. kkkmt för knowledge management, och datorn ersätter bokstäverna med hela textsträngen. Du kan även infoga datum, vanliga felstavningar (t.ex. "hälsning" ersätter "häslning"), din adress, hela din signatur eller vanliga texter som:

Hej!

Tack för ditt meddelande. Vi återkommer så snart som möjligt!

Med vänliga hälsningar
Susanne Frühstück
iinek @ law and informatics

e-post: susanne.fruhstuck@gmail.com
Mobiltelefon: 01-234 566

TIPS
Viktigt är att kortkommandon inte utgörs av vanlig förekommande ord, eftersom kortkommandot alltid ersätts med textmallen. Oftast finns ingen gräns för hur många mallar eller ord man får lägga till. Du kan även ha med viss formatering eller infoga bilder automatiskt.

MER INFORMATION
Här finns en video hur man använder TextExpander för Windows, och här förklarar SmileOnMyMac hur man använder TextExpander för Mac. Videoinstruktioner för TextExpander för iPhone/iPad finns här.

 

 

 

 

 

Markera mera

Att skriva texter i Word ingår i det dagliga arbetet av en jurist. Ändringarna och formateringen görs oftast när första utkastet är klar. För att ändra och formatera enstaka ord, meningar eller stycken, måste dessa först markeras. Bortsett från att dra muspekaren över den önskade texten kan detta göras väldigt enkelt och effektivt på följande sätt:

Markera med musen

• Markera ett ord - Dubbelklicka i ordet
• Markera en mening - Håll [Ctrl] nedtryckt och klicka i meningen
• Markera ett stycke - Trippelklicka i stycket
• Markera lodrätt - Håll [Alt] nedtryckt och dra uppåt eller nedåt tills du markerat önskat område
• Markera områden som inte ligger bredvid varandra - Gör en markering, håll ner [Ctrl] och gör en ny markering någon annanstans i dokumentet

Markera från tangentbordet

• Håll [Skift] nedtryckt och tryck [->] för att markera ett tecken åt höger.
• Håll [Skift] nedtryckt och tryck [End] för att markera till slutet av raden.
• Håll [Skift] nedtryckt och tryck [Ctrl]+[Home] för att markera till början av dokumentet.
• Markera hela dokumentet från tangentbordet: Tryck [Ctrl]+[A]

Markera från markeringsfältet

(Markeringsfältet är det fält som ligger till vänster om texten i ett dokument. Du ser att du placerat muspekaren i markeringsfältet när den pekar åt höger istället för åt vänster.)

• Markera en rad - Peka till vänster om den rad du vill markera och klicka
• Markera flera rader - Peka till vänster om den första raden du vill markera, håll ned musknappen och dra nedåt eller uppåt så långt du vill markera
• Markera ett stycke - Peka till vänster om stycket du vill markera och dubbelklicka
• Markera dokumentet - Peka var som helst i markeringsfältet och trippelklicka

Extra tip

När du drar en markering över flera ord, markeras hela de följande orden allteftersom du drar muspekaren över dem. Genom att hålla ner [Alt] kan du markera tecken för tecken i de följande orden. Med [Alt] nedtryckt kan du även markera lodrätt i en text. Vill du ta bort automatisk markering av hela ord, gör du så här: Välj meny Verktyg / Alternativ och visa fliken Redigering. Avmarkera kryssrutan Automatisk markering av hela ord och välj OK.

 

Lycka till!

 

Autotext i Word

Använder du vissa ord ofta men måste alltid skriva hela orden i Word? Så här kan du lägga till vissa ord automatiskt:

1. Gå in i Microsoft Word. Välj ”Verktyg” i menyn och sedan ”Alternativ för Autokorrigering”. Därefter väljer du fliken ”Autotext”.
2. Skriv in de ord du brukar använda ofta, t.ex. Högsta domstolen, Universitetsvägen 11, Christine Kirchberger, Stockholm, Tack på förhand! osv.
   När du har lagt till dina mest använda ord, klicka på ”OK”. (Det är självklart möjligt att lägga till mer autotext senare).
3. Starta ett nytt worddokument eller öppna ett befintligt och börjar skriva. När du har knappat in de första bokstäverna på dina nyckelord, så kommer det upp förslag på begrepp. Bekräfta de föreslagna orden genom att trycka ”Enter”.

Lycka till!

Den här artikeln har tidigare publicerats på Dagens Juridik